Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Normativa legal

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular,  están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

En él se regulan aspectos como:

• Obligación de expedir factura.
• Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
• Expedición por terceros.
• Contenido de la factura.
• Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
• Especificidades de la factura electrónica.
• Plazos.
• Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
• Regímenes especiales.
• Conservación.  

Legibilidad, autenticidad e integridad

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

• La legibilidad de la factura.
• La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
• La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

En el caso de la factura electrónica:

La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

• Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
• Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
• Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Ventajas de la factura electrónica

Beneficios específicos de la factura electrónica son:

• acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
• reducir errores humanos;
• eliminar costes de impresión y envío postal;
• facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
• reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
• mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
• facilitar la lucha contra el fraude;
• subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
• y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.

Estos beneficios, sin embargo, no podrán materializarse si no se superan importantes retos. Cabe destacar los siguientes:

• su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo;
• su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones públicas; y
• la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.

Expedición de la factura por el destinatario

La expedición de la factura por el destinatario está regulada en el artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Consentimiento

La necesidad del consentimiento se establece en el artículo 9.2 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

En el caso particular de los contratos con consumidores y usuarios, se regula, además, en el artículo 63 del Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias; modificado por la Ley 3/2014, de 27 de marzo.

Administraciones Públicas

Las Administraciones Públicas a las que será obligatorio enviar facturas electrónicas se establecen en el artículo 2de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público .

Programa informático gratuito para facturar a las AA.PP.

El programa informático gratuito para facturar a las AA.PP. puede descargarse desde la páginawww.facturae.gob.es .

Requisitos de las facturas electrónicas para las AA.PP.

Los requisitos de las facturas electrónicas para las AA.PP. se establecen en los artículos 5 y 9.1 , y en la disposición adicional primera de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público .

Requisitos de la firma electrónica de una factura electrónica para las AA.PP.

Los requisitos de la firma electrónica de una factura electrónica para las AA.PP. se establecen en el artículo 5 y en ladisposición transitoria segunda de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público .

Puntos Generales de Entrada de las facturas electrónicas

Los Puntos Generales de Entrada de las facturas electrónicas se establecen en los artículos 6 y 11 , y en ladisposición adicional quinta de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público .

Obligación de registro de las facturas dirigidas a las AA.PP.

La obligación de registro de las facturas dirigidas a las AA.PP. se establecen en el artículo 3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público .

Prestador de servicios de facturación electrónica

Los prestadores de servicios de facturación electrónica son las empresas a las que puedo encomendar tanto la expedición como la conservación de facturas electrónicas.

La expedición de la factura por el destinatario o por un tercero está regulada en el artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

La conservación de la factura por un tercero está regulada en el artículo 19 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre .

Expedición por terceros o por el destinatario

La expedición de la factura por el destinatario o por un tercero está regulada en el artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre .

Facturae

El formato de factura electrónica Facturae se crea mediante la Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.

Las sucesivas versiones de este formato y otras informaciones útiles sobre el mismo se publican en el portal www.facturae.gob.es.

Requisitos del medio de expedición de las facturas

Los requisitos de los medios de expedición de facturas, electrónicas o en papel, se regulan en el artículo 8 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Garantía autenticidad del origen e integridad del contenido de una factura

La garantía de la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura se regula en el artículo 8.3 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Procedimientos alternativos para garantizar la autenticidad y la integridad de la factura electrónica

Los procedimientos para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica alternativos a los controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta se regulan en el artículo 10 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por elReal Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Firma electrónica

La firma electrónica está regulada por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

Intercambio Electrónico de Datos (EDI)

El EDI se define legalmente en el artículo 2 de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos.

Empresas que prestan servicios al público en general de especial trascendencia económica

Se determinan mediante los siguientes artículos de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información:

Artículo 2.2, que relaciona los siguientes sectores:

• Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores, en los términos definidos en la Ley 32/2003, de 3 de noviembre, General de Telecomunicaciones.
• Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros. En particular, se entenderá por:
  • Servicios bancarios, de crédito o de pago: las actividades relacionadas en el artículo 52 de la Ley 26/1988, de 29 de julio, sobre Disciplina e Intervención de las Entidades de Crédito.
  • Servicios de inversión: los definidos como tales en la Ley 24/1988, de 28 de julio, del Mercado de Valores.
  •  Operaciones de seguros privados: las definidas en el artículo 3 del texto refundido de la Ley de ordenación y supervisión de los seguros privados, aprobado por Real Decreto Legislativo 6/2004, de 29 de octubre.
  • Planes de pensiones: los definidos en el artículo 1 del texto refundido de la Ley de Regulación de los Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2002, de 29 de noviembre.
  • Actividad de corredor de seguros: la definida en la Ley 26/2006, de 17 de julio, de mediación en seguros y reaseguros privados.
• Servicios de suministro de agua a consumidores, definidos de acuerdo con la normativa específica.
• Servicios de suministro de gas al por menor, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 34/1998, de 7 de octubre, del Sector de Hidrocarburos.
• Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales, de acuerdo con lo dispuesto en el título VIII de la Ley 54/1997, de 27 noviembre, del Sector Eléctrico.
• Servicios de agencia de viajes, de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 271/1988, de 25 de marzo, por el que se regula el ejercicio de las actividades propias de las agencias de viajes.
• Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea, de acuerdo con lo dispuesto en la normativa específica aplicable.
• Actividades de comercio al por menor, en los términos fijados en el apartado 2 del artículo 1 de la Ley 7/1996, de 15 de enero, de ordenación del comercio minorista y en su normativa de desarrollo.

Artículo 2 bis.1 (introducido por la Disposición final segunda de la Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público), que establece:

• Este deber (emisión de facturas electrónicas) es independiente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones.
• Que las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor sólo están obligadas a emitir facturas electrónicas cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos.

Obligaciones específicas de las empresas que prestan servicios al público en general de especial trascendencia económica

Las obligaciones específicas en materia facturación electrónica de las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que entrarán en vigor el 15 de enero de 2015 se establecen en el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, introducido por la Disposición final segunda de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Régimen sancionador

El régimen sancionador por incumplimiento de:

• Las obligaciones específicas en materia facturación electrónica de las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que entrarán en vigor el 15 de enero de 2015 establecidas en el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, introducido por la Disposición final segunda de la Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
• Las obligaciones previstas en el artículo 2.1 de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

Se establece en el artículo 2 bis.6 de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, introducido por la Disposición final segunda de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Conservación

Las obligaciones de conservación de facturas se establecen en los artículos 1, 19, 20, 21, 22 y 23 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. De los artículos citados, los artículos 20 y 21 se refieren específicamente a la factura electrónica.

También mantiene su vigencia en lo que no se oponga a este Real Decreto 1691/2012, la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

Conservación por un tercero

La conservación de la factura por un tercero está regulada en el artículo 19 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre .

Obligados a conservar

Los sujetos obligados a conservar las facturas se determinan en el artículo 19 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre .

Artículo 19. Obligación de conservación de facturas y otros documentos.

Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, los siguientes documentos:

• Las facturas recibidas. (a)
• Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2. (b)
• Los justificantes contables a que se refiere el número 4.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto. (c)
• Los recibos a que se refiere el artículo 16.1, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación. (d)
• Los documentos a que se refiere el número 3.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto, en el caso de las importaciones. (e)

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a los documentos que se citan en los párrafos a) y c). 

FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. A través de FACe las empresas presentarán sus facturas electrónicas obligatoriamente a partir del 15 de Enero de 2015, siendo voluntario antes de dicha fecha.

La Administración General del Estado ofrece a sus proveedores de un único punto de presentación de facturas con todas las ventajas que ello conlleva – ventanilla única de presentación y consulta, formato unificado, codificación unificada de unidades, etc.

Además FACe puede ser utilizado por otras administraciones públicas como su propio punto general de entrada de facturas electrónicas lo que incide en los beneficios para los proveedores de las administraciones.

El punto ofrece  un Portal web  para presentar la factura electrónica y permite a los proveedores si lo desean conectar sus sistemas de facturación con FACe de manera automática.

Además el sistema está integrado con el cliente de generación de facturas del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y con otros sistemas del sector privado lo que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas.

Normas que lo regulan

FACe está adecuado a la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y la creación del registro contable de facturas en el Sector Público . Y estará regulado en una orden ministerial del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Acceso y Documentación técnica

El punto está disponible para los proveedores  y toda la documentación del proyecto (manuales, documentación de integración, ejemplos, etc.) se puede encontrar enwww.administracionelectronica.gob.es/es/ctt/face